·
PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI
Proses bisnis adalah
urutan aktifias yang di laksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh,
menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Selain proses bisnis di dalam buku
ini juga akan membahas apa yang di maksud dengan siklus transaksi ( transaction
cycles) yaitu mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya
terjadi dalam suatu urutan tertentu. Berkaitan dengan pengertian siklus
transaksi diatas, yang di maksud dengan kejadian adalah aktivitas yang terjadi
pada suatu waktu tertentu. Siklus transaksi di bagi menjadi 3 yaitu:
1. Siklus
pemerolehan/ pembelian yaitu proses pembayaran barang dan jasa
2. Siklus
konversi yaitu proses mengubah sumber daya alam menjadi barang dan jasa
3. Siklus
pendapatan proses menyediakan barang atau jasa untuk pelanggan dan menagih
uangnya.
Sistem informasi
manajemen adalah suatu sistem yang digunakan untuk menyediakan informasi untuk
fungsi-fungsi seperti produksi, pemasaran, SDA serta akuntansi keuangan.
Mengapa di dalam sebuah proses bisnis harus ada SIM? Karena SIM dapat berfungsi
sebagai untuk mengendalikan dan memonitor proses-proses bisnis.
·
LINGKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sistem informasi
akuntansi adalah subsistem dari SIM yang menyediakan informasi mengenai
akuntansi dan keuangan dan informasi atas transaksi akuntansi. Informasi
akuntansi merupakan bagian utama dari perangkat informasi yang diperlukan oleh
semua pengguna. Dalam hal ini banyak perusahaan yang mengonversi sistem
informasi mereka yang terpencar menjadi sistem perencanaan sumber daya
perusahaan (ERP) . ERP adalah suatu manajemen bisnis yang menintregasikan semua
aspek bisnis perusahaan.
·
PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Dalam bagian ini membahas tentang apa saja yang
dikerjakan SIA dan memberikan lima macam penggunaan informasi akuntansi di
antaranya:
1. Membuat
laporan eksternal digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk
memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, dll.
2. Mendukung
aktivitas rutin selain membuat laporan eksternal kita juga harus membuat suatu
sistem informasi yang di gunakan untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang
siklus operasi perusahaan itu.
3. Mendukung
pengambilan keputusan dalam hal i ni kita juga perlu memilih atau menyeleksi
mana produk yang bagus dan mana yang tidak, mana pelanggan yang banyak membeli
produk, dan juga harus memikirkan inovasi produk untuk lebih menambah daya
tarik pembeli.
4. Perencanaan
dan pengendalian dalam hal ini analisis keuangan perlu di lakukan agar kita
dapat mengetahui jumlah pemasukan dan jumlah beban yang di peroleh.
5. Menerapkan
pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan dan sistem informasi yang
digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi.
Sistem yang di buat dapat di lengkapi dengan password untuk mencegah orang lain
dapat mengakses sistem ini dengan tidak bertanggung jawab.
·
APLIKASI DAN PERANTI LUNAK AKUNTANSI
Pengertian aplikasi
adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan
tertentu. Contohnya seperti MS. Word, MS. Excel
·
PERAN AKUNTANSI DALAM HUBUNGANNYA DENGAN
SIA
Cara
lain untuk memahami arti dari sistem informasi akuntansi adalah dengan
mempertimbangkan hubungan antara sistem informasi akuntansi dan pekerjaan
akuntan. Peran akuntansi dalam hubungannya dengan sia di bagi menajdi lima
bagian yaitu:
1. Akuntan
sebagai pengguna
2. Akuntan
sebagai manajer
3. Akuntan
sebagai konsultan
4. Akuntan
sebagai evaluator
5. Akuntan
sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan
·
PROSES BISNIS DAN DATA SIA
Sistem
akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi
SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara, dan
mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akuntansi klien.
·
PROSES KEJADIAN BISNIS
Proses
bisnis merupakan sekumpulan aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk
memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Proses bisnis dapat
disusun menjadi tiga siklus transaksi utama:
1. Siklus
pemerolehan mengacu pada proses pembelian barang dan jasa
2. Siklus
konversi mengacu pada proses mengubah sumber daya menjadi barang dan jasa
3. Siklus
pendapatan mengacu pada menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan
·
PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES
BISNIS
Akuntansi
pada dasarnya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para
akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi.
·
PEDOMAN AN MENGAKUI KEJADIAN
Pedoman 1: Kenali
kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam
sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.
Pedoman 2: Abaikan
aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal
Pedoman 3: Kenali suatu
kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal
lainnya.
Pedoman 4: Kenali
kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan
kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi seseorang di luar
organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif,
proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan
Pedoman 5: Gunakan satu
nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat uumum dari kejadian itu.
·
PENGORGANISASIAN DATA DALAM SIA
SIA
merekam data tentang berbagai kejadin yang dibahas di bagian sebelumnya,
termasuk termasuk perjanjian dengan para pelanggan barang atau jasa yang
disediakan kepada pelanggan, jumlah terutang dari para pelanggan, dan
pembayaran oleh para pelanggan.
·
SISTEM MANUAL UNTUK SIKLUS PENDAPATAN
DAN BUKU BESAR
Kejadian
yang mempengaruhi buku besar terdiri dari menerima dan mencatat Pengorganisasian
data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Pesanan
penjualan, slip pemesanan, dan faktur adalah contoh-contoh dokumen sumber. Buku
besar piutang usaha diorganisasi berdasarkan pelanggan. Semua penjualan dan
penagihan kas untuk pelanggan tertentu dipindahkan ke suatu halaman yang dipelihara
untuk pelanggan itu untuk menelusuri berapa saldo yang sudah jatuh tempo.
·
ARSIP DALAM SIA YANG TERKOMPUTERISASI
Bagian sebelumnya
menekankan pada pencatatan kejadian secara manual. Arus dasar informasi yang
dijelaskan sebelumnya dapat juga dilihat pada SIA yang terkomputerisasi.
Entitas dapat berupa pelanggan, karyawan, persediaan, pesanan, faktur atau hal
lain yang perlu di perhatikan dalam sistem informasi.
·
JENIS-JENIS FILE DAN DATA
Dua jenis penting dari
file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalam
peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang
disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya. Dalam mempelajari SIA, seseorang
perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis
tertentu
1. File
Induk
File
induk mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
ü File
induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal,
agen-agen internal, atau barang dan jasa. Contohnya mencakup
-
File persediaan
-
File pelanggan
-
File karyawan
ü File
induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.
ü Data
yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data
ringkasan.
SIA
biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas: barang dan jasa
agen-agen eksternal, dan agen-agen internal. Untuk setiap jenis master record,
akan dibedakan antara data acuan dan data ringkasan.
1. Barang/jasa
barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus
pemerolehan dan pendapatan organisasi.
2. Agen
eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan
3. Agen
internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas
berbagai kejadian didalam suatu proses bisnis.
-
Data acuan dalam file induk menguraikan
agen-agen internal ini (mislanya, nama tenaga penjual, dan tanggal masuk
pegawai tersebut).
-
Meskipun mingkun kurang umum untuk
entitas jenis ini, field ringkasan bisa bermanfaat dalam file agen intrenal
·
FILE TRANSAKSI
Jenis
file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi
mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
ü File
transaksi menyimpan data tentang kejadian
ü File
transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi
ü File
transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga
ü Ingat
bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus
pendapatan dan pemerolehan
·
HUBUNGAN ANTARA FILE TRANSAKSI DAN FILE
INDUK
Empat
file bekerja sama untuk mencatat informasi tentang suatu pesanan sebagai
berikut:
1. File
pesanan memberikan tanggal suatu pesanan
2. Untuk
mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan
3. Untuk
membantu barang apa yang dipesan
4. Untuk
memperoleh nama penulis, judul, dan harga buku yang dipesan
·
MANFAAT PEMISAHAN INFORMASI KE DALAM
RECORD INDUK DAN TRANSAKSI
Meskipun
pengorganisasian data itu terlihat kompleks, pada kenyataannya, efisien ketika
ada banyak pesanan yang harus dicatat. Ketika mencatat perincian pesanan dalam
file perincian pesanan, pesanan, petugas pencatat pesanan hanya perlu
memasukkan isbn dan kuantitas yang diinginkan.
PENCATATAN
Pencatatan
mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan/atau penyimpanan data kejadian dalam
file transaksi. Sering kali, suatu dokumen dibuat pada permulaan ataupun akhir
dari suatu sesi pencatatan. Dalam sistem tradisional data kejadian pertama
dicatat di dokumen sumber.
·
PEMBARUAN
Istilah
pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk
untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian. Ketika persediaan dipesan, juga
perlu untuk memperbarui jumlah total dari suatu pos persediaan yang disiapkan
untuk pertukaran penjualan di masa depan.
·
PEMELIHARAAN FILE
Aktivitas
pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.
Aktivitas ini mencakup menambahkan records induk, mengubah data acuan di dalam
records induk, dan menghapus records induk.
MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI
Proses
pembuatan diagram sistem mempunyai banyak manfaat. Untuk para akuntan dalam
perannya sebagai evelator sistem dan sebagai auditor, diagram aktivitas
memberikan cara yang lebih sistematis untuk menganalisis proses-proses yang
terjadi dalam perusahaan.
·
DIAGRAM AKTIVITAS UML
Ada
beberapa teknik untuk mendokumeentasikan dokumen bisnis. Di dalam buku teks
ini, digunakan unified modeling language (UML),
suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan,
membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi.
Diagram
aktivitas UML memiliki beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat,
yaitu:
-
Diagram aktivitas menyediakan reprentasi
informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif
-
Diagram aktivitas menggunakan lambang
standar untuk menunjukan berbagai unsur dari suatu proses bisnis (misalnya
kejadian, agen, dokumen, dan file)
-
Diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya
tetapi dapat dibacaoleh pemakai dengan sedikit pelatihan
-
Diagram aktivitas dapat menyediakan
gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah
-
OVERVIEW AKTIVITY DIAGRAM DAN DIAGRAM DETAILED ATIFITY
Overview
diagram menyajikan suatu andangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan
mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian, dan
aliran informasi antarkejadian.
Detailed
diagram menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang
berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview
diagram.
Overview
diagram dan detailed diagram berguna untuk mendokumentasikan dan menganalisis
pengendalian internal. Uml adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat
digunakan untuk membuat model SIA. Meski menggunakan UML secara ekstensif, kita
dapat membandingkannya dengan dua teknik yang umum yaitu data flow diagram(DFD)
dan bagan arus sistem(system flowchart).
Membuat Overview
Activity Diagram
1. Membaca
uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting.
2.
Membubuhi keterangan pada narasi agar
lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian.
3.
Menunjukkan agen yang terlibat di dalam
proses bisnis dengan menggunakan swimlanes.
4.
Mmbuat diagram untuk masing-masing
kejadian, dan tunjukkan urutan kejadian.
5.
Menggambarkan dokumen yang dibuat dan
digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke
dokumen, dan sebaliknya.
6. Menggambarkan
tabel(file) yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukkan arus
informasi dari kejadian ke tabel, dan sebaliknya.
Untuk
membuat overview diagram, kita mengidentifikasi kejadian dalam proses bisnis.
Untuk membuat detailed diagram, kita perlu untuk mengidentifikasi aktivitas
individudalam setiap kejadian.
Membuat Detailed
Activity Diagram
1. Tambahkan
penjelasan naratif untuk menunjukan aktivitas
2.
Membuat tabel arus kerja
3.
Mengidentifikasi diagram terperinci yang
diperlukan
4.
Untuk setiap detailed diagram, lakukan:
ü Buatlah
swimlane untuk agen=agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang
ditunjukkan pada detailed diagram
ü Tambahkan
segiempat panjang untuk setiap aktivitas didalam kejadian yang didokumentasikan
pada detailed diagram tersebut
ü Gunakan
garis tanpa putus unuk menunjukan urutan aktivitas
ü Atur
dokumentasi yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas-aktivitas didalam diagram
itu.
ü Gunakan
garispuus-putus untukmenghubungkan aktivitas dan dokumen
ü Dokumentasikan
setiap tabel yang dibuat, dimodifiksi, atau digunakan oleh aktivitas dalam
diagram yang ada dalam kolom komputer
ü Gunakan
garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan tabel.
Berikut ini adalah
dokumentasi diagram aktivitas UML yang disdiakan :
1. Anotasinarasi
yang menunjukkan kejadian dan aktivitas
2.
Tabel arus kerja
3.
Overview activity diagram untuk proses
pendapatan
4. Detailed
activity diagram
MENGIDENTIFIKASI
RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS
Pada
kali ini membahas tentang sasaran pengendalian internal penting dari suatu
organisasi dan resiko tidak tercapainya sasaran.
Penendalian
Internal Dan Peran Akuntan
Penendalian
internal(internal control) adalah suatu pross, yang dipengaruhi oleh dewan direksi
entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan
kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai
berikut:
-
Efektivitas dan efisiensi operasi
-
Keandalan pelaporan keuangan
-
Ketaan terhadap hukum dan peraturan yang
berlaku
Berikut
merupakan pengendalian internal yang penting bagi akuntan yang berperan sebagai
manager, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi:
-
Tanggung jawab manager atas pengendalian
internal telah dibuat secara eksplisi di UU sarbanes-oxley tahun 2002 dan
standar no.2 Public Company Accounting Oversigh Board(PCAOB) yang mengharuskan
manajemen untik membuat sebuah pertanyaan yang menjelaskan dan menilai sistem
pengendalian internal perusahaan.
-
Pengguna juga harus memahami pengendalian
internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.
-
Akuntan juga memiliki peran pentig
sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan
trhadap peraturan dan sasaran perusahaan.
-
Dalam perannya sebagai evaluator, auditor
internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal.
Auditor internal memainkan peran penting dalam mengembangkan laporan manajemen
yang menilai pengendalianinternalsehingga dapat menyusun atestasi atas
pernyataan manajemen mengenai pengendalian internal. Sedangkan auditor
eksternal perlu memahami pengendalian internal sehingga mereka dapat melakukan
audit atas laporan keuangan perusahaan.
Kerangka Kerja Dalam
Mempelajari Pengendalian Internal
1. Komponen
pengendalian internal
Mengidentifikasikan
lima komponen pengendalian internal yang saling berkaitan:
ü Lingkungan
pengendalian
ü Penentuan
resiko
ü Aktivitas
pengendalian
ü Informasi
dan komunikasi
ü Pengawasan
2.
Sasaran pengendalian internal
Sasaran pengendalian
internal mencakup:
ü Efektivitas
dan efisiensi operasi
ü Keandalan
pelaporan keuangan
ü Ketaatan
terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
ü Pengaman
aset
Sasaran
Pelaksanaan. Yang mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan
penanganan kas. Juga mencakup aktivitas dimana perusahaan mengeluarkan
persediaan dan / dan atau menggunakan sumber daya lainnya untuk menyediakan
jasa dan menangani kas yang dihasilkan. Jadi dua sasaran pelaksanaan untuk
siklus pendapatan adalah memastikan pengiriman barang dan jasa yang tepat, dan
memastikan penerimaan dan penanganan kas yang tepat.
Sasaran
sistem informasi, yang memfokuskan pada pencatatan, pembaharuan, dan pelaporan
informasi akuntansi. Sasaran informasi juga penting untuk memastikan
pelaksanaan transaksi yang efektif.
Sasaran
perlindungan aset, untuk menempatkan sasaran pengamanan aset karena pencurian
atau kehilangan aset merupakan resiko yang diharapkan akuntan untuk
dikendalikan dan karena informasi akuntansi berperan penting dalam mengamankan
aset.
Sasaran
kinerja, yang memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari
organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa. Sasaran pelaksanaan
menekankan pelaksanaan yang tepat atas operasi penting dalam siklus pendapatan
dan pemerolehan.
Penentuan Resiko
Pelaksanaan
1. Penentuan
resiko pelaksanaan : siklus pendapatan
Penentuan resiko pelaksanaan(execution risk)
mencakup resiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.
ü Dapatkan
pemahaman mengenai proses organisasi.
ü Identifikasikan
barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong beresiko.
ü Nyatakan
kembali setiap resiko umim untik menjelaskkan resiko pelaksanaan dengan lebih
tepat untik proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap resiko yang tidak
relevan atau jelas-jelas tidak material.
ü Beri
penilaian terhadap signifikansi resiko-resiko yang tersesa.
ü Untuk
resiko yang signifikan, identifikasikan faktor-faktor yang berkontribusi
terhadap resiko.kejadian dalam proses dapat digunakan untuk mengidentifikasi
faktor-faktor ini secara sistematis.
2. Penentuan
resiko pelaksanaan : siklus pemerolehan
Resiko-resiko umum yang berhubungan dengan siklus
pemerolehan dan langka-langka untuk menilai resiko untik proses pemerolehan
tertentu sama dengan langkah-langkah penentuan resiko pelaksanaan dalam siklus
pendapatan.
Pencatatatn resiko
Pencatatan
resiko(recording risk) menyatakan resiko yang tidak tangkap informasi kejadian
secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan
dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.
Memperbaharui
resiko
Pembaruan
resiko(update risk) adalah resiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk
tidak diperbarui dengan tepat. Memperbaharui kesalahan bisa jadi sangat mahal.
Kesalahan dalam memperbaharui juga dapat mengurangi resiko efektivitas
pengendalian atas saldo aset dan kewajiban di buku besar.
Pedoman
untuk mengidentifikasikan resiko-resiko pencatata:
1. Dapatkan
pemahaman mengenai proses yang dipelajari.
2.
Tinjaulah kejadian tersebut, dan
identifikasilah kejadian-kejadian di mana data dicatat di dokumen sumber atau pada
file transaksi.
3. Untuk
setiap kejadian di mana data dicatat di dokumen sumber atau record transaksi,
perhatikan resiko pencatatan yang bersifat umum sebelumnya. Nyatakan kembali
setiap resiko umum untuk mendeskripsikan resiko pencatatan dengan lebih tepat
untuk kejadian tertentu yang sedang diperhatikan. Keluarkan setiap resiko
pencatatan yang tidak relevan atau tidak material.
Mengidentifikasi resiko
pembaharuan:
1. Identifikasilah
resiko-resiko pencatatan.
2.
Identifikasilah kejadian-kejadian yang
mencakup aktivitas pembaruan.
3. Untuk
setiap kejadian dimana file induk diperbaharui, perhatikan resiko-resiko
pembaruan umum sebelumnya.
Pencatatan
Dan Pembaharuan Di Sistem Buku Besar
Pencatatan
dan pembaharuan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi siklus
transaksi pemerolehan dan pendapatan. Pada pencatatan dan pembaruan informasi
untuk tujuan pelaporan keuangan, sesuatu yang dicapai melalui sistem buku
besar.
Resiko Dalam Mencatat
Dan Memperbaharui Informasi Pada Sistem Buku Besar
Salah
satu resiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit
ayau kredit bisa saja salah. Juga terdapat resiko bahwa record induk buku besar
mungkin tidak diperbaharui sama sekali, terlambat diperbaharui, atau
diperbaharui dua kali. Selain itu, record induk buku besar yang salah dapat
talah diperbaharui, dan proses memperbaharui mengandung kesalahan yang
mengakibatkan kesalahan memperbaharui saldo.
Di
banyak kasus, saldo buku besar tidak diperbaharui saat terjadinya transaksi.
Sebaliknya, pembaharuan dilakukan setelah suatu batch transaksi siakumulasikan.
Ketika proses batch digunakan, saldo akun buku besar untuk sementara menjadi
usang. Karyawan perlu mengetahui kapan dilakukan pembaharuan terhadap saldo
buku besar sehingga mereka tidak mengandalkan informasi yang belum
diperbaharui.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas
pengendalian adalah kbijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi
untuk menghadapi resiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Pengendalian
arus kerja
Pengendalian
arus kerja digunakan untuk mengendalikan suatu proses yang berpindah dari satu
kejadian ke kejadian berikutnya. Pengendalian arus kerja memanfaatkan hubungan
antarkejadian dan memfokuskan pada tanggungjawab atas kejadian, urutan
kejadian, dan arus informasi antarkejadian dalam proses bisnis.
1. Pemisahan
tugas
Pemisahan tugas antara
agen internal merupakan konsep ini dalam mendesain aktivitas pengendalian
internal.organisasi juga dapat mengupayakan pemisahan : otorisasi kejadian,
pelaksanaan kejadian, pencatatan data kejadian, dan pengamanan sumber daya yang
berhubungan dengan kejadian.
2.
Penggunaan informasi mengenai kejadian
sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas
Informasi dari dokumen
digunakan untuk mengotorisasi kejadian. Dan informasi dari file komputer juga
sangat umum untuk digunakan sebagai penggunaan data mengenai kejadian terdahulu
yang dicatat difile komputer untuk mngotorisasi kejadian baru.
3.
Urutan kejadian yang dilakukan
Organisasi memiliki
kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu.
Misalnya seorang dokter mungkin mengharuskan pengumpulan informasi asuransi
sebelum sebelum memeriksa pasien. Sebuah perusahaan dapat mengharuskan suatu
urutan kejadian tanpa memiliki informasi tercatat sebelumnya yang diandalkan,
dan tugas dapat dipisahkan tanpa mengharuskan adanya urutan.
4.
Menindaklanjuti kejadian
Berukut ini beberapa
kejadian yang mungkin memerlukan tindak lanjut:
ü Pesanan
pelanggan yang belum dipenuhi
ü Faktur
penjualan yang sudah jatuh tempo
ü Permintaan
yang menunggu untuk disetujui
ü Jasa
yang disediaka tetapi belum selesai
Kejadianyangmemrlukan
tindak lanjut diidentifikasikan melalui laporan yang menyebutkan
pekerjaan-pekerjaan yang belum selesai. Laporan seperti ini terkadang dikenal
sebagai laporan terbuka atau laporan umur.
5. Dokumen
bernomor urut
Memberi nomor urut pada
dokumen memberi peluang untuk mengendalikan kejadian. Dokumen bernomor urut
dibuat selama satu kejadian dipertanggungjawabkan dikejadian berikutnya.
Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa seluruh
kejadian dilaksanakan dan dicatat dengan tepat.
6.
Pencatatan agen internal yang
bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses
Agen internal ditunjuk
sebagai enanggung jawab sebagaian besar kejadian. Kebijakan dan prosedur
pengendalian internal berjalan dengan lebih baik jika masing-masing individu
memahami tugas mereka dan bertanggung jawab atas tindakannya. Penanggungjawaban
dapat juga diterapkan pada pengamanan aset. Banyak organisasi mengidentifikasi
aset seperti itu dengan nomer seri. Sebuah record digunakan untuk setiap aset,
dan record tersebut mencakup nama orang yang memiliki penjagaan aset-aset
tersebut.
7.
Pembatasan akses ke aset dan informasi
Cara penting untuk
memproteksi aset, seperti kas, persediaan, peralatan, dan data, adalah
membatasi akses hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas
yang diberikan. Untuk membatasi akses kepadanya, aset fisik disimpan di lokasi
yang aman. Misalnya, gudang hanya terbuka untuk karyawan yang mengambil, mengirim,
dan menerima barang. Akses ke data dapat dibatasi dengan menggunakan kata sandi
dan sarana lain.
8.
Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisit
aset
Aktivitas rekonsiliasi
digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk
yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenarnya. Rekonsiliasi berbeda dengan
penggunaan dokumen untuk mengendalikan kejadian dalam dua cara penting yaitu:
-
Rekonsiliasi lebih umum daripada
pemeriksaan sederhana atau perbandingan dokumen yang menunjukan kejadian-kejadian
individu.
-
Rekonsiliasi terjadi setelah kejadian
dilaksanakan dan dicatat. Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, dokumen
digunakan unuk memulai kejadian.
Penelaah Kinerja
Penelaah
kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran,
proyeksi, atau dataperiode lalu. Penelaah kinerja meliputi analisis data,
identifikasi masalah, dan pengambilan tindakan perbaikan. Aktivitas ini
dirancang untuk mengurangi resiko pelaksanaan pencatatan yang tidak tepat.
Selain mengendalikan pelaksanaan rutin dan pencatatan kejadian, organisasi
harus melakukan penelaah kinerja untuk memastikan bahwa kejaian-kejadian
mendukung tujuan umum jangka panjang. Biasanya penelaah kinerja meliputi
perbandingan hasil-hasil aktual dengan rencana, standar, dan kinerja masa lalu.
Penelaah kinerja sering kali mengakibatkan pengambilan tindakan perbaikan
baerdasarkan perbandingan.
Untuk
mengendalikan proses bisnis, hasil-hasil aktual harus dibandingkan dengan
standar atau pengalaman masa lalu. Hasil aktual diperoleh dengan mencatat
transaksi saat terjadinya. Laporan harus dirancang sedemikian rupa sehingga
hasil-hasil aktual dapat dianalisis sengan penuh arti. Sebagai contoh : manajer
pemasaran menelaah penjualan berbagai acam produk untuk menentukan produk mana yang
dihentikan.
Record induk dan
penelaah kinerja
Penelaah
kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara,
yaiutu:
1. Angka-angka
standar dan anggaran (data acuan) biasanya dicatat selama aktivitas
pemeliharaan filedi record induk.
2. Data
rigkasan yang disimpan di record induk sering kali digunakan untuk menerapkan
tidakan perbaikan.