Rangkuman SIA bab 5-7

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

Bab 5 menjelaskan bagaimana mendesain file data. Fokus kita adalah pada perancangan data untuk basis data relasional. Pada basis data relasional (Relational Data Base), data yang di sajikan berupa table dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan di table, yang ekuivalen dengan file, dan kita akan menggunakan istilah tersebut bergantian. Kolom dalam table disebut sebagai atribut (attribute) dan ekuivalen dengan field di sebuah file. Istilah tersebut juga akan digunakan bergantian. Baris table-tabel ekuivalen dengan record di sebuah file.

Basis data (database) adalah pengumpilan data terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh system manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, dan menyaring informasi dari basis data.

MENGIDENTIFIKASI DAN MENDOKUMENTASI FILE

Diagram akan digunakan untuk mendokumentasi desain data SIA. Diagram kelas UML dapat digunakan untuk mendokumentasi (a) table-tabel dalam SIA, (b) hubungan antar table, (c) atribut-atribut table.

MENDOKUMENTASI FILE TRANSAKSI

File transaksi akan diperlukan untuk kejadian pesanan, pengiriman, faktur, dan penerimaan kas.

-          Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya table transaksi

Bahwa informasi tidak perlu dicatat dalam system computer untuk setiap kejadian. Dengan kata lain, tidak semua kejadian relevan dengan pemodelan data.

-          Tentukan kejadian-kejadian didalam proses

-          Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam system computer

-          Keluarkan kejadian query dan pelaporan karna mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA

-          Keluarkan kejadian pemeliharaan 

KEJADIAN DAN TABLE INDUK

Biasanya, system informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk.

1.      Barang/Jasa

2.      Agen

3.      Kas

4.      File Induk buku besar

Secara umum, table induk digunakan untuk menyimpan data yang relative pemanen tentang entitas. Keuntungan penggunaan table induk untuk menyimpan data jenis ini diberikan dibagian selanjutnya.

Manfaat Tabel Induk : Salah satu alasan pembuatan table induk adalah untuk mnghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

Pedoman Untuk Menetukan Perlunya Tabel Induk : Pedoman untuk mengientifikasi perlunya tabel induk akan dibahas secara terperinci ketika rangkaian tahap-tahap formal untuk membuat diagram kela UML disajikan.

ATRIBUT DAN HUBUNGAN

Analisis digunakan untuk mengidentifikasi transaksi dan tabel induk yang diperlukan.

Tiga konsep yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian : (1) Kunci primer, (2) Atribut terhubung (kunci asing), (3) Kardinalitas hubungan.

1. Kunci Utama

Kunci Utama (Primary Key) adalah atribut yang secara unik mengidentifikasi record pada tabel.

-          Tabel Pelanggan

-          Tabel Persediaan

-          Tabel Pesanan

2. Kunci Asing

Kunci Utama (foreign Key) adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya.

-          Kunci asing yang menghubungkan record dengan kejadian dengan record induk

-          Kunci asing yang menghubungkan dua kejadian yang terjaid dalam suatu urutan

3. Hubungan Antar Tabel

 Kardinalitas hubungan menunjukan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) di hubungkan dengan jenis entitas lain. Kardinalitas berikut ini digunakan dalam desain basis data :

-           Satu dengan satu (1:1)

-          Satu dengan banyak / banyak dngan satu (1:m / m:1)

-          Banyak dengan banyak (m:n)

4. Menentukan Kardinalitas

Setiap pola membuat dua pernyataan independent tentang hubungan antar entita. Juga, sis kejadian dari hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waktu.

5. Siginifikasi konsep untuk aplikasi basis data

-          Mengimplementasi dokumen dan laporan

-          Mengimplementasi formulir input

-          Mengontral data SIA L Integritas referensial

PENDESAINAN DATA DENGAN DIAGRAM KELAS UML (CONTOH MENYELURUH)

Empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan data dengan menggunakan diagram kelas UML.

1. Letakkan tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML.
2. Letakkan tabel (file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML
3. Tantukan hubungan yang diperlukan antar tabel
4. Tentukan atribut yang diperlukan  

 MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN
            Sistem manjemen basis data (database mangement system-DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi, dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data. Untuk mengakses informasi dari basis data, anda harus memahami konsep query. Query adalah permintaan informasi dari basis data. Dibagian selanjutnya, akan dijelaskan bagaimana informasi di tabel dan query. Dapat digunakan unyuk meghasilkan laporan yang bermanfaat dan tersusun dengan baik untuk manajer dan pengguna. Sebagian besar produk peranti lunak basis data juga menyediakan peranyi lunak untuk mendesain laporan yang akan menampilkan atau mencetak informasi yang diperoleh. Microsoft Access adalah satu contoh peranti lunak manjemen basis data yang akan banyak digunakan di bab ini. Penyedia peranti lunak basis data lainnya adalah oracle, IBM, dan informix.

1. QUERY
               Query adalah elemen penting basis data relasional. Anda harus memahami fitur query dengan baik agar dapat menggunakan peranti lunak DBMS secara efektif. Structured query languange (SQL) SQL merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional. Query by example adalah suatu pendekatan yang lebih sederhana, meskipun kurang kuat, untuk berkomunikasi dengan basis data. Perancang menentukan output yang diinginkan dari satu tabel atau lebih dengan menggunakan sebuah grid.
   SPESIFIKASI QUERY
               Pertama, kita akan membahas query satu tabel, kemudian kita akan membahas query yang memerlukan informasi dari beberapa tabel.
   QUERY SATU TABEL
               Pertama kita membahas query A, permintaan untuk daftar seluruh publikasi oleh Cromwell.
   QUERY BANYAK TABEL
               Dalam menganalisis satu tabel query kita menentukan atribut-atribut yang diperlukan dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan ini: (1) atribut apa saja yang diperlukan pengguna dalam output query? Dan (2) Kriteria apa yang akan digunakan untuk menghasilkan output?
   MENENTUKAN KRITERIA DENGAN BANYAK KONDISI
               Operator AND merupakan operator Boolean, yang berarti bahwa setiap kondisi di kriteria haruslah benar untuk seluruh kriteria yang akan dipenuhi. Di QBE grid, anda hanya cukup memasukkan kondisi, dan melalui default, MS Access akan mengasumsikan bahwa kondisi-kondisi ini dihubungkan dengan operator “OR”.
   
   
   QUERY KOMPLEKS DAN POLA NAVIGASI
               Kadang kala sulit untuk menentukan tabel nama yang diperlukan dalam query yang rumit. Sebuah pendekatan baru, yaitu pola navigasi, dapat sangat membantu dalam memastikan bahwa seluruh tabel yang diperlukan telah diidentifikasi.
   JENIS-JENIS LAPORAN
               Dibagian ini, kita akan terus menggunakan konsep-konsep desain query dari bagian terdahulu untuk menentukan informasi isi laporan ditinjau dari tabel-tabel yang mendasarinya didalam basis data. Selain itu, kita akan membahas berbagai cara di mana informasi dapat disusun dna sisajikan pada laporan, pemahaman jenis-jenis laporan yang biasanya dihasilakn oleh SIA akan mempermudah anda untuk memahami laporan-laporan tertentu yang dihasilkan oleh paket atau mendesain laporan untuk sistem informasi. Sebagai pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi, akuntan diharapkan memahami dan mapu menginterprestasikan berbagai laporan. Laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi sering kali tidak dikenal oleh mahasiswa yang pengalamannya terbatas pada laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas.
   TATA LETAK LAPORAN
               Header halaman (page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas setiap halaman. Sebagai contoh, kita mungkin ingin menyebutkan nama-nama atribut dibagian atas setiap halaman (dan tidak hanya dibagian atas laporan).
   ISI LAPORAN
               Seperti query, perancang harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna, kemudian memutuskan data apa yang perlu dimasukkan didalam setiap laporan.
   ORGANISASI LAPORAN
               Ketika membahas query dibagian terdahulu, kita berfokus pada unsur-unsur data yang diperlukan dari berbagai tabel untuk membuat query. Disamping membuat keputusan mengenai data apa yang akan dimasukkan, perancang memiliki beberapa pilihan untuk mengorganisasikan informasi pada suatu laporan.
   LAPORAN KEJADIAN
               Bagian terdahulu membahas tenteng kandungan informasi dan susunan laporan. Pada bagian ini dan bagian selanjutnya, akan dijelaskan beberapa jenis umum laporan SIA, dengan menggunakan tata letak dan kerangka desain laporan yang dijelskan didepan. Kita akan memusatkan perhatian pada laporan kejadian yang mendaftar atau meringkas data kejadian yang tersedia ditabel transaksi. Sebagian besar isi laporan kejadian menggunakan data yang tersedia didalam tabel transaksi. Kriteria digunakan untuk membatasi output pada kejadian-kejadian tertentu. Kriteria tertentu yang dapat digunakan pada laporan seperti itu meliputi penentuan rentang agen, barang/jasa, jenis kejadian, dan tanggal untuk laporan kejadian. Misalnya, kita dapat membuat daftar pesanan untuk pelanggan hanya diwilayah tertentu.
   DAFTAR  KEJADIAN SEDERHANA
               Daftar kejadian sederhana (simple event list) menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal.
   LAPORAN PERINCIAN KEJADIAN DIKELOMPOKKAN
               Laporan perincian kejadian yang dikelompokan (grouped event detail reports) menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokkan menurut barang/jasa atau agen. Laporan seperti itu dapat mencakup data  acuan mengenai barang/jasa atau agen. Biasanya, subtotal dilaporkan pada laporan perincian kejadian dikelompokkan.
   LAPORAN RINGKASAN KEJADIAN
               Laporan ringkasan kejadian (event summary report) meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya adalah penjualan yang diringkas menurut bulan, atau penjualan yang diringkas menurut pelanggan.
   LAPORAN SATU KEJADIAN
               Laporan satu kejadian (single event report) menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Sering kali, laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.
   DAFTAR LAPORAN DAN ACUAN STATUS
   Tidak seperti laporan kejadian yang memfokuskan pada pengorganisasian dan peringkasan data kejadian, daftar acuan dan laporan status memfokuskan pada penyediaan informasi mengenai barang, jasa, atau agen. Seperti laporan kejadian, kriteria dapat digunakan untuk membatasi output pada barang, jasa, atau agen tertentu. Kriteria khusus yang dapat digunakan di laporan semacam itu adalah menentukan tentang agen, barang dan jasa, serta tanggal laporan.
   LAPORAN STATUS
               Laporan status (status report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen. Ingat kembali bahwa data ringkasan adalah data di record barang, jasa, atau agen yang meringkas hasil-hasil transaksi masa lalu.
   
   

survey ukm

SURVEI UKM

Detail Usaha

Nama Pemilik             : Arisani S.T

Jenis Usaha                 : Usaha Kecil Menengah

Bentuk Usaha              : Rumah Makan

Nama Usaha               : Dapoer Kite

Lokasi Usaha              : Taman Aster A3/10

Berdiri                         : Sejak Januari 2009

Wawancara

Saya     : untuk usaha bapak sekarang ini sudah memiliki berapa cabang dan di mana saja?

Pemilik            : saat ini usaha kami sudah mempunyai 38 cabang dan berada di wilayah jabodetabek diantaranya pekayon, galaxy, pondok gede, jatiwaringin dan pondok kelapa

Saya     : Bagamana sistem pelayanannya? Apakah ada delivery?

Pemilik : delivery ada tetapi tergantung banyaknya pesanan, kalau pesanan lebih dari 100 kami delivery

Saya     : Berapakah omset perbulannya pak?

Pemilik : kalau omset perbulan kami sekitar 30-40 juta

Saya      : Bagaimana cara bapak mempromosikan usaha bapak? Apakah lewat media online atau mulut kemulut atau menyebarkan brosur?

Pemilik : kalau awal kami berdiri kami hanya menyebarkan brosur saja, kalau untuk sekarang hanya dari mulut ke mulut saja

Saya     : Apakah kendala yang di alami bapak saat awal berdirinya usaha ini?

Pemilik : kendala awal sih banyak ya pastinya yang paling signifikan itu sepi pengunjung, karena masih banyak yang belum tahu

Saya     : kalau kendala sekarang apa pak?

pemilik : kalau kendala sekarang suka kurang modal mba

Saya     : Kunci suksesnya apa sih pak sampai bisa bertahan sampai sekarang?

Pemilik : ya kalau kunci sukses tidak ada yang khusus hanya berdoa, tidak pantang menyerah dan berusaha

Saya     : di sini bapak lebih mementingkan kualitas atau harga? Kan banyak pak yang membeli bahan-bahan dengan harga murah ada juga yang tidak mementingkan harga tetapi mementingkan kualitas nah bapak termasuk yang mana?

Pemilik : pasti kualitas mba kami tidak mementingkan harga mau mahal atau murah karena kan bahan-bahan yang kami pakai di kirim dari agen kami dan semuanya berkualitas

Saya     : Menurut bapak lokasi di didirikannya usaha bapak ini sudah strategis apa belum?

Pemilik : sangat strategis karena pemasukan dari tahun ke tahun selalu meigkat

Saya     : Apakah pemasukan yang didapat sudah sebanding dengal modal yang dikeluarkan?

Pemilik : ya sudah sebanding   

Demikianlah hasil wawancara saya dengan pemilik usaha kecil menengah. Sistem penjualan yang diguanakan oleh pemilik usaha adalah pesan di tempat atau delivery dengan ketentuan yaitu harus lebih dari 100 box. Sistem pembayaran yang digunakan adalah cash tidak menerima kredit.

Untuk sistem persediaan bahan-bahan makanan dan yang lainnya mereka mempunyai agen tersendiri yang setiap bulan datang langsung untuk mengecek persediaan barang dan siap untuk mengirim pesanan.

Omset dari usaha ini lumayan besar untuk kelas ukm bahkan mereka sudah mempunyai 38 cabang yang tersebar di wilayah jabodetabek. Kesimpulan yang saya peroleh bahwa usaha rumah makan Dapoer Kite ini sudah termasuk ke dalam usaha yang sukses.

NB: (DFD menyusul dengan tugas ke 2)

rangkuman SIA

·         PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI

Proses bisnis adalah urutan aktifias yang di laksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Selain proses bisnis di dalam buku ini juga akan membahas apa yang di maksud dengan siklus transaksi ( transaction cycles) yaitu mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Berkaitan dengan pengertian siklus transaksi diatas, yang di maksud dengan kejadian adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Siklus transaksi di bagi menjadi 3 yaitu:

1.      Siklus pemerolehan/ pembelian yaitu proses pembayaran barang dan jasa

2.      Siklus konversi yaitu proses mengubah sumber daya alam menjadi barang dan jasa

3.      Siklus pendapatan proses menyediakan barang atau jasa untuk pelanggan dan menagih uangnya.

Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang digunakan untuk menyediakan informasi untuk fungsi-fungsi seperti produksi, pemasaran, SDA serta akuntansi keuangan. Mengapa di dalam sebuah proses bisnis harus ada SIM? Karena SIM dapat berfungsi sebagai untuk mengendalikan dan memonitor proses-proses bisnis.

·         LINGKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari SIM yang menyediakan informasi mengenai akuntansi dan keuangan dan informasi atas transaksi akuntansi. Informasi akuntansi merupakan bagian utama dari perangkat informasi yang diperlukan oleh semua pengguna. Dalam hal ini banyak perusahaan yang mengonversi sistem informasi mereka yang terpencar menjadi sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) . ERP adalah suatu manajemen bisnis yang menintregasikan semua aspek bisnis perusahaan.

·         PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Dalam  bagian ini membahas tentang apa saja yang dikerjakan SIA dan memberikan lima macam penggunaan informasi akuntansi di antaranya:

1.      Membuat laporan eksternal digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, dll.

2.      Mendukung aktivitas rutin selain membuat laporan eksternal kita juga harus membuat suatu sistem informasi yang di gunakan untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu.

3.      Mendukung pengambilan keputusan dalam hal i ni kita juga perlu memilih atau menyeleksi mana produk yang bagus dan mana yang tidak, mana pelanggan yang banyak membeli produk, dan juga harus memikirkan inovasi produk untuk lebih menambah daya tarik pembeli.

4.      Perencanaan dan pengendalian dalam hal ini analisis keuangan perlu di lakukan agar kita dapat mengetahui jumlah pemasukan dan jumlah beban yang di peroleh.

5.      Menerapkan pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi. Sistem yang di buat dapat di lengkapi dengan password untuk mencegah orang lain dapat mengakses sistem ini dengan tidak bertanggung jawab.

·         APLIKASI DAN PERANTI  LUNAK AKUNTANSI

Pengertian aplikasi adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan tertentu. Contohnya seperti MS. Word, MS. Excel

·         PERAN AKUNTANSI DALAM HUBUNGANNYA DENGAN SIA

Cara lain untuk memahami arti dari sistem informasi akuntansi adalah dengan mempertimbangkan hubungan antara sistem informasi akuntansi dan pekerjaan akuntan. Peran akuntansi dalam hubungannya dengan sia di bagi menajdi lima bagian yaitu:

1.      Akuntan sebagai pengguna

2.      Akuntan sebagai manajer

3.      Akuntan sebagai konsultan

4.      Akuntan sebagai evaluator

5.      Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan

·        PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Sistem akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara, dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akuntansi klien.

·        PROSES KEJADIAN BISNIS

Proses bisnis merupakan sekumpulan aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama:

1.      Siklus pemerolehan mengacu pada proses pembelian barang dan jasa

2.      Siklus konversi mengacu pada proses mengubah sumber daya menjadi barang dan jasa

3.      Siklus pendapatan mengacu pada menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan

·        PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

Akuntansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi.

·        PEDOMAN AN MENGAKUI KEJADIAN

Pedoman 1: Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

Pedoman 2: Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal

Pedoman 3: Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal lainnya.

Pedoman 4: Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan

Pedoman 5: Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat uumum dari kejadian itu. 

·        PENGORGANISASIAN DATA DALAM SIA

SIA merekam data tentang berbagai kejadin yang dibahas di bagian sebelumnya, termasuk termasuk perjanjian dengan para pelanggan barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan, jumlah terutang dari para pelanggan, dan pembayaran oleh para pelanggan.

·         SISTEM MANUAL UNTUK SIKLUS PENDAPATAN DAN BUKU BESAR

Kejadian yang mempengaruhi buku besar terdiri dari menerima dan mencatat Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Pesanan penjualan, slip pemesanan, dan faktur adalah contoh-contoh dokumen sumber. Buku besar piutang usaha diorganisasi berdasarkan pelanggan. Semua penjualan dan penagihan kas untuk pelanggan tertentu dipindahkan ke suatu halaman yang dipelihara untuk pelanggan itu untuk menelusuri berapa saldo yang sudah jatuh tempo.

·        ARSIP DALAM SIA YANG TERKOMPUTERISASI

Bagian sebelumnya menekankan pada pencatatan kejadian secara manual. Arus dasar informasi yang dijelaskan sebelumnya dapat juga dilihat pada SIA yang terkomputerisasi. Entitas dapat berupa pelanggan, karyawan, persediaan, pesanan, faktur atau hal lain yang perlu di perhatikan dalam sistem informasi.

·        JENIS-JENIS FILE DAN DATA

Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya. Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu

1.      File Induk

File induk mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

ü  File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa. Contohnya mencakup

-          File persediaan

-          File pelanggan

-          File karyawan

ü  File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

ü  Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas: barang dan jasa agen-agen eksternal, dan agen-agen internal. Untuk setiap jenis master record, akan dibedakan antara data acuan dan data ringkasan.

1.      Barang/jasa barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.

2.      Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan

3.      Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian didalam suatu proses bisnis.

-          Data acuan dalam file induk menguraikan agen-agen internal ini (mislanya, nama tenaga penjual, dan tanggal masuk pegawai tersebut).

-          Meskipun mingkun kurang umum untuk entitas jenis ini, field ringkasan bisa bermanfaat dalam file agen intrenal

·        FILE TRANSAKSI

Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

ü  File transaksi menyimpan data tentang kejadian

ü  File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi

ü  File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga

ü  Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan

·        HUBUNGAN ANTARA FILE TRANSAKSI DAN FILE INDUK

Empat file bekerja sama untuk mencatat informasi tentang suatu pesanan sebagai berikut:

1.      File pesanan memberikan tanggal suatu pesanan

2.      Untuk mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan

3.      Untuk membantu barang apa yang dipesan

4.      Untuk memperoleh nama penulis, judul, dan harga buku yang dipesan

·        MANFAAT PEMISAHAN INFORMASI KE DALAM RECORD INDUK DAN TRANSAKSI

Meskipun pengorganisasian data itu terlihat kompleks, pada kenyataannya, efisien ketika ada banyak pesanan yang harus dicatat. Ketika mencatat perincian pesanan dalam file perincian pesanan, pesanan, petugas pencatat pesanan hanya perlu memasukkan isbn dan kuantitas yang diinginkan.

          PENCATATAN

Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan/atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi. Sering kali, suatu dokumen dibuat pada permulaan ataupun akhir dari suatu sesi pencatatan. Dalam sistem tradisional data kejadian pertama dicatat di dokumen sumber.

·        PEMBARUAN

Istilah pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian. Ketika persediaan dipesan, juga perlu untuk memperbarui jumlah total dari suatu pos persediaan yang disiapkan untuk pertukaran penjualan di masa depan.

·        PEMELIHARAAN  FILE

Aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk. Aktivitas ini mencakup menambahkan records induk, mengubah data acuan di dalam records induk, dan menghapus records induk.

  MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Proses pembuatan diagram sistem mempunyai banyak manfaat. Untuk para akuntan dalam perannya sebagai evelator sistem dan sebagai auditor, diagram aktivitas memberikan cara yang lebih sistematis untuk menganalisis proses-proses yang terjadi dalam perusahaan.

·        DIAGRAM AKTIVITAS UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumeentasikan dokumen bisnis. Di dalam buku teks ini, digunakan unified modeling language (UML),  suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. 

Diagram aktivitas UML memiliki beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat, yaitu:

-          Diagram aktivitas menyediakan reprentasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif

-          Diagram aktivitas menggunakan lambang standar untuk menunjukan berbagai unsur dari suatu proses bisnis (misalnya kejadian, agen, dokumen, dan file)

-          Diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibacaoleh pemakai dengan sedikit pelatihan

-          Diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah

-           

OVERVIEW AKTIVITY DIAGRAM DAN DIAGRAM DETAILED ATIFITY

Overview diagram menyajikan suatu andangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian, dan aliran informasi antarkejadian.

Detailed diagram menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview diagram.

Overview diagram dan detailed diagram berguna untuk mendokumentasikan dan menganalisis pengendalian internal. Uml adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA. Meski menggunakan UML secara ekstensif, kita dapat membandingkannya dengan dua teknik yang umum yaitu data flow diagram(DFD) dan bagan arus sistem(system flowchart).

Membuat Overview Activity Diagram

1.      Membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting.

2.      Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian.

3.      Menunjukkan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes.

4.      Mmbuat diagram untuk masing-masing kejadian, dan tunjukkan urutan kejadian.

5.      Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke dokumen, dan sebaliknya.

6.      Menggambarkan tabel(file) yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke tabel, dan sebaliknya.

Untuk membuat overview diagram, kita mengidentifikasi kejadian dalam proses bisnis. Untuk membuat detailed diagram, kita perlu untuk mengidentifikasi aktivitas individudalam setiap kejadian.

Membuat Detailed Activity Diagram

1.      Tambahkan penjelasan naratif untuk menunjukan aktivitas

2.      Membuat tabel arus kerja

3.      Mengidentifikasi diagram terperinci yang diperlukan

4.      Untuk setiap detailed diagram, lakukan:

ü  Buatlah swimlane untuk agen=agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukkan pada detailed diagram

ü  Tambahkan segiempat panjang untuk setiap aktivitas didalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut

ü  Gunakan garis tanpa putus unuk menunjukan urutan aktivitas

ü  Atur dokumentasi yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas-aktivitas didalam diagram itu.

ü  Gunakan garispuus-putus untukmenghubungkan aktivitas dan dokumen

ü  Dokumentasikan setiap tabel yang dibuat, dimodifiksi, atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom komputer

ü  Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan tabel.

Berikut ini adalah dokumentasi diagram aktivitas UML yang disdiakan :

1.      Anotasinarasi yang menunjukkan kejadian dan aktivitas

2.      Tabel arus kerja

3.      Overview activity diagram untuk proses pendapatan

4.      Detailed activity diagram

MENGIDENTIFIKASI RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pada kali ini membahas tentang sasaran pengendalian internal penting dari suatu organisasi dan resiko tidak tercapainya sasaran.

Penendalian Internal Dan Peran Akuntan

Penendalian internal(internal control) adalah suatu pross, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut:

-          Efektivitas dan efisiensi operasi

-          Keandalan pelaporan keuangan

-          Ketaan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Berikut merupakan pengendalian internal yang penting bagi akuntan yang berperan sebagai manager, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi:

-          Tanggung jawab manager atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisi di UU sarbanes-oxley tahun 2002 dan standar no.2 Public Company Accounting Oversigh Board(PCAOB) yang mengharuskan manajemen untik membuat sebuah pertanyaan yang menjelaskan dan menilai sistem pengendalian internal perusahaan.

-          Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.

-          Akuntan juga memiliki peran pentig sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan trhadap peraturan dan sasaran perusahaan.

-          Dalam perannya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal. Auditor internal memainkan peran penting dalam mengembangkan laporan manajemen yang menilai pengendalianinternalsehingga dapat menyusun atestasi atas pernyataan manajemen mengenai pengendalian internal. Sedangkan auditor eksternal perlu memahami pengendalian internal sehingga mereka dapat melakukan audit atas laporan keuangan perusahaan.

Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal

1.      Komponen pengendalian internal

Mengidentifikasikan lima komponen pengendalian internal yang saling berkaitan:

ü  Lingkungan pengendalian

ü  Penentuan resiko

ü  Aktivitas pengendalian

ü  Informasi dan komunikasi

ü  Pengawasan

2.      Sasaran pengendalian internal

Sasaran pengendalian internal mencakup:

ü  Efektivitas dan efisiensi operasi

ü  Keandalan pelaporan keuangan

ü  Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

ü  Pengaman aset

Sasaran Pelaksanaan. Yang mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas. Juga mencakup aktivitas dimana perusahaan mengeluarkan persediaan dan / dan atau menggunakan sumber daya lainnya untuk menyediakan jasa dan menangani kas yang dihasilkan. Jadi dua sasaran pelaksanaan untuk siklus pendapatan adalah memastikan pengiriman barang dan jasa yang tepat, dan memastikan penerimaan dan penanganan kas yang tepat.

Sasaran sistem informasi, yang memfokuskan pada pencatatan, pembaharuan, dan pelaporan informasi akuntansi. Sasaran informasi juga penting untuk memastikan pelaksanaan transaksi yang efektif.

Sasaran perlindungan aset, untuk menempatkan sasaran pengamanan aset karena pencurian atau kehilangan aset merupakan resiko yang diharapkan akuntan untuk dikendalikan dan karena informasi akuntansi berperan penting dalam mengamankan aset.

Sasaran kinerja, yang memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa. Sasaran pelaksanaan menekankan pelaksanaan yang tepat atas operasi penting dalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

Penentuan Resiko Pelaksanaan

1.      Penentuan resiko pelaksanaan : siklus pendapatan

Penentuan resiko pelaksanaan(execution risk) mencakup resiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.

ü  Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

ü  Identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong beresiko.

ü  Nyatakan kembali setiap resiko umim untik menjelaskkan resiko pelaksanaan dengan lebih tepat untik proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap resiko yang tidak relevan atau jelas-jelas tidak material.

ü  Beri penilaian terhadap signifikansi resiko-resiko yang tersesa.

ü  Untuk resiko yang signifikan, identifikasikan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap resiko.kejadian dalam proses dapat digunakan untuk mengidentifikasi faktor-faktor ini secara sistematis.

2.      Penentuan resiko pelaksanaan : siklus pemerolehan

Resiko-resiko umum yang berhubungan dengan siklus pemerolehan dan langka-langka untuk menilai resiko untik proses pemerolehan tertentu sama dengan langkah-langkah penentuan resiko pelaksanaan dalam siklus pendapatan.

Pencatatatn resiko

Pencatatan resiko(recording risk) menyatakan resiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.

Memperbaharui resiko

Pembaruan resiko(update risk) adalah resiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan tepat. Memperbaharui kesalahan bisa jadi sangat mahal. Kesalahan dalam memperbaharui juga dapat mengurangi resiko efektivitas pengendalian atas saldo aset dan kewajiban di buku besar.

Pedoman untuk mengidentifikasikan resiko-resiko pencatata:

1.      Dapatkan pemahaman mengenai proses yang dipelajari.

2.      Tinjaulah kejadian tersebut, dan identifikasilah kejadian-kejadian di mana data dicatat di dokumen sumber atau pada file transaksi.

3.      Untuk setiap kejadian di mana data dicatat di dokumen sumber atau record transaksi, perhatikan resiko pencatatan yang bersifat umum sebelumnya. Nyatakan kembali setiap resiko umum untuk mendeskripsikan resiko pencatatan dengan lebih tepat untuk kejadian tertentu yang sedang diperhatikan. Keluarkan setiap resiko pencatatan yang tidak relevan atau tidak material.

Mengidentifikasi resiko pembaharuan:

1.      Identifikasilah resiko-resiko pencatatan.

2.      Identifikasilah kejadian-kejadian yang mencakup aktivitas pembaruan.

3.      Untuk setiap kejadian dimana file induk diperbaharui, perhatikan resiko-resiko pembaruan umum sebelumnya.

Pencatatan Dan Pembaharuan Di Sistem Buku Besar

Pencatatan dan pembaharuan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi siklus transaksi pemerolehan dan pendapatan. Pada pencatatan dan pembaruan informasi untuk tujuan pelaporan keuangan, sesuatu yang dicapai melalui sistem buku besar.

Resiko Dalam Mencatat Dan Memperbaharui Informasi Pada Sistem Buku Besar

Salah satu resiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit ayau kredit bisa saja salah. Juga terdapat resiko bahwa record induk buku besar mungkin tidak diperbaharui sama sekali, terlambat diperbaharui, atau diperbaharui dua kali. Selain itu, record induk buku besar yang salah dapat talah diperbaharui, dan proses memperbaharui mengandung kesalahan yang mengakibatkan kesalahan memperbaharui saldo.

Di banyak kasus, saldo buku besar tidak diperbaharui saat terjadinya transaksi. Sebaliknya, pembaharuan dilakukan setelah suatu batch transaksi siakumulasikan. Ketika proses batch digunakan, saldo akun buku besar untuk sementara menjadi usang. Karyawan perlu mengetahui kapan dilakukan pembaharuan terhadap saldo buku besar sehingga mereka tidak mengandalkan informasi yang belum diperbaharui.

Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kbijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Pengendalian arus kerja

Pengendalian arus kerja digunakan untuk mengendalikan suatu proses yang berpindah dari satu kejadian ke kejadian berikutnya. Pengendalian arus kerja memanfaatkan hubungan antarkejadian dan memfokuskan pada tanggungjawab atas kejadian, urutan kejadian, dan arus informasi antarkejadian dalam proses bisnis.

1.      Pemisahan tugas

Pemisahan tugas antara agen internal merupakan konsep ini dalam mendesain aktivitas pengendalian internal.organisasi juga dapat mengupayakan pemisahan : otorisasi kejadian, pelaksanaan kejadian, pencatatan data kejadian, dan pengamanan sumber daya yang berhubungan dengan kejadian.

2.      Penggunaan informasi mengenai kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas

Informasi dari dokumen digunakan untuk mengotorisasi kejadian. Dan informasi dari file komputer juga sangat umum untuk digunakan sebagai penggunaan data mengenai kejadian terdahulu yang dicatat difile komputer untuk mngotorisasi kejadian baru.

3.      Urutan kejadian yang dilakukan

Organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu. Misalnya seorang dokter mungkin mengharuskan pengumpulan informasi asuransi sebelum sebelum memeriksa pasien. Sebuah perusahaan dapat mengharuskan suatu urutan kejadian tanpa memiliki informasi tercatat sebelumnya yang diandalkan, dan tugas dapat dipisahkan tanpa mengharuskan adanya urutan.

4.      Menindaklanjuti kejadian

Berukut ini beberapa kejadian yang mungkin memerlukan tindak lanjut:

ü  Pesanan pelanggan yang belum dipenuhi

ü  Faktur penjualan yang sudah jatuh tempo

ü  Permintaan yang menunggu untuk disetujui

ü  Jasa yang disediaka tetapi belum selesai

Kejadianyangmemrlukan tindak lanjut diidentifikasikan melalui laporan yang menyebutkan pekerjaan-pekerjaan yang belum selesai. Laporan seperti ini terkadang dikenal sebagai laporan terbuka atau laporan umur.

5.      Dokumen bernomor urut

Memberi nomor urut pada dokumen memberi peluang untuk mengendalikan kejadian. Dokumen bernomor urut dibuat selama satu kejadian dipertanggungjawabkan dikejadian berikutnya. Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa seluruh kejadian dilaksanakan dan dicatat dengan tepat.

6.      Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses

Agen internal ditunjuk sebagai enanggung jawab sebagaian besar kejadian. Kebijakan dan prosedur pengendalian internal berjalan dengan lebih baik jika masing-masing individu memahami tugas mereka dan bertanggung jawab atas tindakannya. Penanggungjawaban dapat juga diterapkan pada pengamanan aset. Banyak organisasi mengidentifikasi aset seperti itu dengan nomer seri. Sebuah record digunakan untuk setiap aset, dan record tersebut mencakup nama orang yang memiliki penjagaan aset-aset tersebut.

7.      Pembatasan akses ke aset dan informasi

Cara penting untuk memproteksi aset, seperti kas, persediaan, peralatan, dan data, adalah membatasi akses hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yang diberikan. Untuk membatasi akses kepadanya, aset fisik disimpan di lokasi yang aman. Misalnya, gudang hanya terbuka untuk karyawan yang mengambil, mengirim, dan menerima barang. Akses ke data dapat dibatasi dengan menggunakan kata sandi dan sarana lain.

8.      Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisit aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenarnya. Rekonsiliasi berbeda dengan penggunaan dokumen untuk mengendalikan kejadian dalam dua cara penting yaitu:

-          Rekonsiliasi lebih umum daripada pemeriksaan sederhana atau perbandingan dokumen yang menunjukan kejadian-kejadian individu.

-          Rekonsiliasi terjadi setelah kejadian dilaksanakan dan dicatat. Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, dokumen digunakan unuk memulai kejadian.

Penelaah Kinerja

Penelaah kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeksi, atau dataperiode lalu. Penelaah kinerja meliputi analisis data, identifikasi masalah, dan pengambilan tindakan perbaikan. Aktivitas ini dirancang untuk mengurangi resiko pelaksanaan pencatatan yang tidak tepat. Selain mengendalikan pelaksanaan rutin dan pencatatan kejadian, organisasi harus melakukan penelaah kinerja untuk memastikan bahwa kejaian-kejadian mendukung tujuan umum jangka panjang. Biasanya penelaah kinerja meliputi perbandingan hasil-hasil aktual dengan rencana, standar, dan kinerja masa lalu. Penelaah kinerja sering kali mengakibatkan pengambilan tindakan perbaikan baerdasarkan perbandingan.

Untuk mengendalikan proses bisnis, hasil-hasil aktual harus dibandingkan dengan standar atau pengalaman masa lalu. Hasil aktual diperoleh dengan mencatat transaksi saat terjadinya. Laporan harus dirancang sedemikian rupa sehingga hasil-hasil aktual dapat dianalisis sengan penuh arti. Sebagai contoh : manajer pemasaran menelaah penjualan berbagai acam produk untuk menentukan produk mana yang dihentikan.

Record induk dan penelaah kinerja

Penelaah kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara, yaiutu:

1.      Angka-angka standar dan anggaran (data acuan) biasanya dicatat selama aktivitas pemeliharaan filedi record induk.

2.      Data rigkasan yang disimpan di record induk sering kali digunakan untuk menerapkan tidakan perbaikan.